IVSS impone obligación de exhibir y presentar documentación a empresas privadas y otras personas jurídicas

(IVSS, Providencia 03, 10/28/2011 )

Las empresas privadas, sociedades, asociaciones y fundaciones donde presten servicios personas sujetas a la obligación del seguro social estarán obligadas a exhibir en un lugar visible de su establecimiento la cédula del patrono, el registro del asegurado, entre otros documentos. Así lo dispuso la Providencia 03 del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. La norma obliga también a los organismos, entes y empresas del Estado.

GACETA OFICIAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Número 39.788
Caracas, viernes 28 de octubre de 2011
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA EL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
PRESIDENCIA
Providencia Administrativa  Nº 003
Caracas, 20 de septiembre de 2011
201º y 152º

Providencia Administrativa:

La Junta Directiva del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, creado por la Ley del Seguro Social Obligatorio, publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria de los Estados Unidos de Venezuela, el 24 de Julio de 1940, adoptada su actual denominación según Decreto Nº 239, publicado en la Gaceta Oficial de los Estados Unidos de Venezuela Nº 21.978, el día 06 de Abril de 1946, Instituto Autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio e independiente del de la Nación, integrada por los Ciudadanos, Coronel (EJNB) Carlos Alberto Rotondaro Cova, Coronel (EJNB) Jesús María Mantilla Oliveros y por el Dr. Luis Gilberto Meléndez, quienes son venezolanos, mayores de edad, de este domicilio, civilmente hábiles, titulares de las Cédulas de Identidad números 6.157.070, 9.215.693 y 3.446.770, respectivamente; ampliamente autorizados según Decreto Presidencial número 5.355, de fecha 22 de Mayo de 2007, publicada ese mismo día en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Número 38.688, en uso de las atribuciones y facultades que les confiere el Artículo 131 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social, en concordancia con lo dispuesto en los Artículos 51, 52, 90 de la Ley del Seguro Social, 183 del Reglamento General de la Ley del Seguro Social, 127 del Código Orgánico Tributario, y 17 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

Considerando:

Que es fin supremo del Estado la tutela del Derecho a la Seguridad Social conforme al precepto Constitucional, y en tal sentido, establece con carácter preeminente el cumplimiento de las obligaciones dispuestas en la legislación especial.

Considerando:

Que como Órgano encargado de velar por la aplicación de las disposiciones legales y reglamentarias que rige la materia de Seguridad Social cumplirá y hará cumplir todo lo relacionado con el régimen de cotizaciones y prestaciones.

Considerando:

Que en virtud de las verificaciones y fiscalizaciones que actualmente ejecuta el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de conformidad con la norma dispuesta en la Ley del Seguro Social, siendo su última reforma publicada el 24 de Mayo del Año 2010 en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela en su Edición Extraordinario Número 5976 y en su Reglamento General, originándose con el procedimiento de fiscalización la imposición de sanciones a aquellos empleadores y empleadoras que han incumplido con las obligaciones previstas en la ley antes mencionada y su Reglamento General, y en observancia a que en su mayoría los empleadores y empleadoras no mantienen en sus establecimientos (casa matriz, sucursal, agencia o filiales) la documentación que es indispensable para que los servidores públicos actuantes debidamente autorizados y acreditados puedan efectuar la respectiva determinación del cumplimiento de dichas obligaciones.

Considerando:

Que de conformidad a las facultades y atribuciones ya mencionadas, los servidores públicos actuantes debidamente autorizados por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, tendrán derecho a visitar las empresas privadas, sociedades, asociaciones, fundaciones, corporaciones, establecimientos, explotaciones, organismos, entes, empresas del Estado y demás entidades jurídicas, económicas o cualquier otro sitio donde presten sus servicios personas sujetas a la obligación del Seguro Social o los domicilios de éstas, con el objeto de verificar el oportuno cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social, publicada el 24 de Mayo del Año 2010 en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela en su Edición Extraordinario Número 5976, y en su Reglamento General.

Dicta la siguiente:

PROVIDENCIA QUE DISPONE LA EXHIBICIÓN Y PRESENTACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES POR LAS EMPRESAS PRIVADAS, SOCIEDADES, ASOCIACIONES, FUNDACIONES, CORPORACIONES, ESTABLECIMIENTOS, EXPLOTACIONES, ORGANISMOS, ENTES, EMPRESAS DEL ESTADO Y DEMÁS ENTIDADES JURÍDICAS O ECONÓMICAS DONDE PRESTEN SERVICIOS PERSONAS SUJETAS A LA OBLIGACIÓN DEL SEGURO SOCIAL

Artículo 1º—De conformidad a la norma prevista en los Artículos 90 de la Ley del Seguro Social, 183 del Reglamento General de la Ley del Seguro Social en concordancia con el Artículo 145, numeral 1, literal a, numerales 4, 7, 8 del Código Orgánico Tributario y Artículo 28 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, los empleadores y empleadoras durante el procedimiento de Fiscalización, tendrán la obligación de exhibir en un lugar visible de su establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o filiales), así como, conservar dentro de cualquier instalación, la empresa, explotación o faena, entendiéndose por éstas, sucursales, plantas, galpones, o cualquier lugar donde la empresa mantenga trabajadores bajo su dependencia, y presentar al servidor público actuante, debidamente autorizado y acreditado por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, los siguientes documentos:

a) La Forma 14-01 (CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA", debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa.

b) La Forma 14-02 (REGISTRO DE ASEGURADO) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Registro de Trabajador emitido por el Sistema de Gestión de Autoliquidación de Empresas "TIUNA", del personal sujeto a su servicio.

c) Presentar la Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Egreso de Trabajador emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA".

d) La Forma 14-133 (CONVENIMIENTO DE PAGOS) o Constancia emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA", en caso de que lo hubiere.

e) Las tres (03) últimas Órdenes de Pago emitidas por el I.V.S.S., junto a los respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas.

f) La Nómina de trabajadores que contenga la siguiente información: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, cargo, salario que devenga (diario, semanal, y mensual), fecha de ingreso, de cada uno de sus trabajadores y trabajadoras, (correspondiente a los tres (3) últimos años)

g) Declaración Trimestral de Trabajadores ante el Ministerio del Poder Público para el Trabajo y la Seguridad Social de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.

h) Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta, de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.

i) Acta Constitutiva, más últimas Actas de Asamblea de Modificaciones Estatutarias.

j) Registro Patronal de Asegurados, debe contener la siguiente información, referente a cada asegurado:

a. Nombres, apellidos y dirección;

b. Número de registro en el Seguro Social;

e. Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento;

d. Salario diario, semanal o mensual;

e. Ocupación;

f.  Cotización semanal del trabajador;

g. Fecha de retiro.

h. Cualquier otro dato que estime de interés el Instituto.

El patrono está obligado a conservar durante cinco (5) años el registro a que se refiere el artículo anterior.

En aquellos casos donde los empleadores y empleadoras mantengan instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, éstas deberán conservar copias fotostáticas de la documentación a la cual se contrae el señalado instrumento.

k)  Estados Financieros de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales y Libros Contables.

l)  Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades (si fuere el caso).

m) Copia de recibos de pago de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.

n) Copia del último Recibo de Pago de un servicio básico.

o) Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuere el caso).

p) Copia de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado.

q) En caso de los Organismos, Entes y Empresas del Estado además de los Items antes señalados los siguientes documentos:

1.  Nómina de Jubilados

2.  Formulación Presupuestaria de la Partida (401) Gastos de Personal.

3.  Balance de Comprobación y Estados de Resultados.

Artículo 2º—Los empleadores o empleadoras que incumplan con las obligaciones dispuestas en la presente Providencia, serán objeto de sanción de conformidad con las normas previstas en los artículos 85, 86, 87 y 88 de la Ley del Seguro Social.

Artículo 3º—La presente Providencia Administrativa entrará en vigencia al día siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial República Bolivariana de Venezuela.

Dado en Caracas, a los 20 días del mes de Septiembre de 2011, Años 200º de la Independencia, 152º de la Federación.